Zásady ochrany osobních údajů

Správcem odpovědným za zpracování osobních údajů je:

UCanRent GmbH
Ferstelgasse 4/10
1090 Vídeň
Rakousko
FN 681018 y

Jednatel: Aleksandr Bulatov

E-mail: ab@ucan.rent
Telefon: +43 (0) 676 955 55 25
Webová stránka: https://ucan.rent

Dále jen „UCanRent“, „my“ nebo „nás“.

Tyto Zásady ochrany osobních údajů se vztahují na naši webovou stránku, mobilní aplikaci, rezervace, nájemní smlouvy, zákaznické profily, komunikaci s námi, jakož i na veškeré související služby společnosti UCanRent GmbH a jejích současných nebo budoucích poboček, zastoupení nebo organizačních jednotek v Rakousku, Německu, České republice, Slovenské republice nebo jiných zemích.

Osobní údaje zpracováváme výlučně v souladu s obecným nařízením Evropské unie o ochraně osobních údajů (GDPR/DSGVO), rakouským zákonem o ochraně osobních údajů (DSG), jakož i, pokud je to použitelné, dalšími národními předpisy o ochraně osobních údajů.

Osobní údaje jsou veškeré informace, které se týkají identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby.

Můžeme zpracovávat zejména následující osobní údaje:

a) Základní údaje
Jméno a příjmení, datum narození, státní příslušnost, adresa bydliště, telefonní číslo, e-mailová adresa.

b) Identifikační a dokumentové údaje
Údaje z cestovního pasu, údaje z občanského průkazu, údaje z řidičského průkazu, země vydání, doba platnosti, čísla dokladů, kopie nebo fotografie dokladů totožnosti a řidičského průkazu, pokud je to nezbytné pro ověření totožnosti a plnění smlouvy.

c) Smluvní a rezervační údaje
Rezervace, doba pronájmu, model vozidla, místo převzetí a vrácení, dodateční řidiči, doplňkové služby, kauce, stav platby, nájemní smlouva, protokoly o předání a vrácení vozidla.

d) Platební a fakturační údaje
Způsob platby, fakturační údaje, kauce, transakční údaje, bankovní údaje, údaje o kartě v rozsahu poskytnutém poskytovatelem platebních služeb, otevřené pohledávky, vrácené platby a vyúčtování škod.

e) Komunikační údaje
E-maily, telefonické poznámky, komunikace přes WhatsApp nebo messengery, žádosti o podporu, stížnosti, oznámení o škodě a jiná komunikace s námi.

f) Údaje o vozidle a používání
Najeté kilometry, stav paliva, stav nabití, údaje o předání a vrácení, fotografie vozidla, dokumentace škod, jízdní údaje, GPS údaje o poloze, údaje o rychlosti a pohybu, pokud je vozidlo vybaveno GPS nebo telematickým systémem.

g) Údaje z webové stránky a aplikace
IP adresa, informace o zařízení, typ prohlížeče, operační systém, verze aplikace, log soubory, technické údaje o používání, jazyková nastavení, údaje relace, cookie a tracking údaje, pokud je to použitelné.

Osobní údaje zpracováváme zejména pro následující účely:

a) vytváření a správa zákaznických profilů;
b) zpracování a potvrzení rezervací;
c) uzavření, plnění a ukončení nájemních smluv;
d) ověření totožnosti, věku a řidičského průkazu;
e) ověření oprávnění k pronájmu a předcházení zneužití;
f) zpracování plateb, správa kauce, fakturace a účetnictví;
g) předání, vrácení a dokumentace stavu vozidla;
h) zpracování škod, nehod, poruch, pokut a porušení smlouvy;
i) ochrana proti krádeži, sledování, bezpečnost a ochrana našich vozidel;
j) pomoc v nouzových případech, při poruchách nebo nehodách;
k) uplatňování a obrana právních nároků;
l) plnění zákonných povinností, zejména daňových, účetních a živnostenskoprávních povinností;
m) provoz, bezpečnost a zlepšování naší webové stránky, aplikace a IT systémů;
n) komunikace se zákazníky a podpora;
o) přímá reklama a marketing, pokud je to právně přípustné nebo byl udělen souhlas;
p) vytváření, správa a mazání zákaznických profilů a profilů nájemců, včetně uchovávání osobních údajů nezbytných pro tento účel během aktivního používání profilu a po přiměřenou dobu neaktivity.

V závislosti na účelu se zpracování provádí na následujících právních základech:

a) Plnění smlouvy a předsmluvní opatření podle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR
To se týká zejména rezervací, zákaznických profilů, nájemních smluv, ověření totožnosti, ověření řidičského průkazu, předání vozidla, zpracování plateb a vrácení vozidla.

b) Zákonná povinnost podle čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR
To se týká zejména daňových, účetních, obchodněprávních, živnostenskoprávních a úředních povinností uchovávání a dokladování údajů.

c) Oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR
To se týká zejména prevence podvodů, ochrany proti krádeži, GPS sledování, bezpečnosti vozidel, zpracování škod, vymáhání pohledávek, IT bezpečnosti, předcházení zneužití a dokumentování porušení smlouvy.

d) Souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a GDPR
To se týká zejména dobrovolných marketingových opatření, newsletterů, určitých cookies, tracking technologií nebo jiných druhů zpracování, u nichž si výslovně vyžádáme souhlas.

Udělený souhlas lze kdykoli odvolat s účinkem do budoucna. Zákonnost zpracování provedeného před odvoláním souhlasu tím zůstává nedotčena.

Poskytnutí určitých osobních údajů je nezbytné pro vytvoření rezervace, uzavření nájemní smlouvy a předání vozidla.

Bez potřebných údajů, zejména identifikačních údajů, údajů z řidičského průkazu, kontaktních údajů a informací o platbě/kauci, nemůžeme potvrdit rezervaci ani předat vozidlo.

Vytvoření zákaznického profilu nebo profilu nájemce vyžaduje zpracování a uchovávání určitých osobních údajů, zejména základních údajů, kontaktních údajů, identifikačních údajů, údajů z řidičského průkazu, jakož i údajů souvisejících s rezervací a smlouvou. Bez těchto údajů není možné vytvořit úplný profil, řádně zpracovat rezervaci ani předat vozidlo.

Naše vozidla mohou být vybavena GPS a telematickými systémy.

Tyto systémy mohou shromažďovat zejména následující údaje:

a) aktuální poloha vozidla;
b) historie trasy a pohybové údaje;
c) rychlost a způsob jízdy;
d) počet najetých kilometrů;
e) technické údaje vozidla;
f) časy začátku jízdy, vrácení nebo stání.

Zpracování se provádí pro následující účely:

a) ochrana proti krádeži a nalezení vozidla;
b) pomoc při poruchách, nehodách a nouzových případech;
c) ochrana vozidel vysoké hodnoty;
d) kontrola dodržování smluvních omezení používání;
e) zpracování škod, pokut, porušení smlouvy a případů zneužití;
f) správa vozového parku, údržba a technická kontrola.

Právním základem je podle konkrétního případu plnění smlouvy podle čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR a náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR na ochraně našich vozidel, zajištění bezpečnosti nájemců a uplatňování smluvních nároků.

Trvalé live sledování jednotlivých nájemců bez konkrétního důvodu se neprovádí. Přístup k GPS a telematickým údajům mají pouze oprávněné osoby, pokud je to nezbytné pro výše uvedené účely.

Při předání a vrácení vozidla mohou být pořízeny fotografie a protokoly za účelem dokumentování stavu vozidla, počtu najetých kilometrů, stavu paliva, příslušenství, poškození nebo jiných relevantních okolností.

Toto zpracování slouží k plnění smlouvy, zpracování škod, uchování důkazů, jakož i uplatňování nebo obraně právních nároků.

Při platbách, kaucích, vracení plateb a vyúčtováních můžeme zpracovávat platební údaje a zapojovat poskytovatele platebních služeb, banky, karetní poskytovatele nebo jiné poskytovatele finančních služeb.

Kauce se zpracovává za účelem zajištění možných škod, pokut, porušení smlouvy, opožděného vrácení, chybějícího paliva, nákladů na čištění nebo jiných otevřených pohledávek.

Pokud během doby pronájmu vzniknou dopravní přestupky, parkovací přestupky, porušení mýtných povinností nebo jiné úřední záležitosti, můžeme předat osobní údaje nájemce nebo dodatečného řidiče příslušným orgánům, policii, soudům, advokátům, inkasním společnostem nebo jiným oprávněným subjektům.

Toto se provádí za účelem plnění zákonných povinností, plnění smlouvy a ochrany našich oprávněných zájmů.

Osobní údaje mohou být, pokud je to nezbytné, předány následujícím příjemcům:

a) poskytovatelé platebních služeb, banky a karetní poskytovatelé;
b) pojišťovny, leasingové společnosti a finanční partneři;
c) autoservisy, odtahové služby, asistenční služby a znalci;
d) IT poskytovatelé, hostingoví poskytovatelé, poskytovatelé aplikací a softwaru;
e) GPS/telematičtí poskytovatelé;
f) daňoví poradci, účetní, advokáti, notáři a auditoři;
g) orgány veřejné moci, soudy, policie a správní orgány;
h) inkasní společnosti a poskytovatelé služeb správy pohledávek;
i) propojené pobočky, zastoupení nebo organizační jednotky UCanRent GmbH;
j) jiní poskytovatelé služeb, pokud je to nezbytné pro poskytování našich služeb.

Všichni poskytovatelé služeb jsou, pokud je to nezbytné, smluvně zavázáni dodržovat předpisy o ochraně osobních údajů.

Zpracování nebo předávání osobních údajů může probíhat v rámci Evropské unie a Evropského hospodářského prostoru, zejména v Rakousku, Německu, České republice a Slovenské republice.

Předání do zemí mimo EU/EHP se uskutečňuje pouze tehdy, pokud pro to existuje vhodný právní základ, zejména rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, vhodné záruky, jako jsou standardní smluvní doložky EU, nebo výslovný souhlas.

Osobní údaje uchováváme pouze tak dlouho, jak je to nezbytné pro příslušné účely nebo pokud existují zákonné povinnosti uchovávání údajů.

Osobní údaje zpracovávané v souvislosti s vytvořením a správou zákaznického profilu nebo profilu nájemce se zpravidla uchovávají po dobu aktivního používání profilu.

Zákaznický profil nebo profil nájemce se považuje za neaktivní, pokud po dobu 1 roku a 3 měsíců nedošlo k žádnému přihlášení do profilu, žádné rezervaci, žádnému aktivnímu pronájmu, žádné otevřené pohledávce, žádnému otevřenému případu škody, žádnému probíhajícímu pojistnému případu ani k jiné smluvní nebo právně relevantní aktivitě.

Po uplynutí období neaktivity 1 rok a 3 měsíce se zákaznický profil nebo profil nájemce zpravidla automaticky vymaže nebo anonymizuje, pokud tomu nebrání zákonné povinnosti uchovávání, otevřené pohledávky, případy škod, pojistné případy, správní řízení, právní nároky nebo jiné oprávněné důvody.

Nájemce může kdykoli požádat o vymazání svého zákaznického profilu nebo profilu nájemce tak, že nás kontaktuje prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v těchto Zásadách ochrany osobních údajů. Profil a související osobní údaje vymažeme, pokud tomu nebrání zákonné povinnosti uchovávání, otevřené smluvní vztahy, otevřené pohledávky, případy škod, pojistné případy, správní řízení, právní nároky nebo jiné oprávněné důvody.

Pokud úplné vymazání není možné z důvodu zákonných povinností uchovávání nebo oprávněných zájmů, příslušné údaje budou zablokovány, jejich zpracování bude omezeno nebo budou uchovávány pouze pro zákonem přípustné účely.

Obecně platí následující doby uchovávání:

a) Zákaznické údaje a údaje profilu: po dobu aktivního používání profilu; při neaktivitě zpravidla automatické vymazání nebo anonymizace po 1 roce a 3 měsících, pokud tomu nebrání zákonné povinnosti uchovávání nebo oprávněné důvody;

b) Smluvní a rezervační údaje: po dobu trvání obchodního vztahu a následně v souladu se zákonnými povinnostmi uchovávání, jakož i pro uplatňování nebo obranu možných nároků;

c) Fakturační a účetní údaje: v souladu se zákonnými daňovými a obchodněprávními povinnostmi uchovávání;

d) Údaje o škodách, nehodách, pojistných případech a nárocích: do konečného objasnění a do uplynutí zákonných promlčecích lhůt možných nároků;

e) GPS a telematické údaje: pouze tak dlouho, jak je to nezbytné pro bezpečnost, smluvní kontrolu, zpracování škod, ochranu proti krádeži, předcházení zneužití nebo právní vymáhání;

f) Komunikační údaje: tak dlouho, jak je to nezbytné pro zpracování, dokumentaci, zákaznickou podporu, plnění smlouvy nebo právní vymáhání;

g) Marketingové údaje: do odvolání souhlasu nebo vznesení námitky proti zpracování.

Naše webová stránka a aplikace mohou používat technicky nezbytné cookies, srovnatelné technologie, log soubory a analytické nástroje.

Technicky nezbytné cookies a podobné technologie slouží k bezpečnému provozu webové stránky a aplikace, rezervační funkci, vytvoření profilu, správě relace a bezpečnosti.

Nepovinné cookies, analytické, marketingové nebo tracking technologie používáme pouze tehdy, pokud byl udělen příslušný souhlas, pokud je takový souhlas vyžadován zákonem.

Podrobné informace o konkrétně používaných cookies, nástrojích a poskytovatelích jsou uvedeny v samostatném oznámení o cookies nebo consent banneru.

Pokud nám udělíte souhlas nebo pokud k tomu máme zákonné oprávnění, můžeme použít vaše kontaktní údaje k zasílání informací o nabídkách, vozidlech, akcích nebo novinkách UCanRent.

Proti přijímání marketingových sdělení můžete kdykoli vznést námitku nebo můžete kdykoli odvolat již udělený souhlas.

Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů před ztrátou, zneužitím, neoprávněným přístupem, změnou, zveřejněním nebo zničením.

Mezi tato opatření patří zejména omezení přístupu, ochrana heslem, bezpečné IT systémy, přístupová práva podle rolí a organizační bezpečnostní opatření.

Podle GDPR máte zejména následující práva:

a) právo na přístup ke zpracovávaným osobním údajům;
b) právo na opravu nesprávných údajů;
c) právo na výmaz osobních údajů;
d) právo na omezení zpracování;
e) právo na přenositelnost údajů;
f) právo vznést námitku proti zpracování na základě oprávněných zájmů;
g) právo odvolat již udělený souhlas;
h) právo podat stížnost u dozorového orgánu pro ochranu osobních údajů.

Pro uplatnění svých práv nás můžete kdykoli kontaktovat prostřednictvím výše uvedených kontaktních údajů.

Právo na výmaz zahrnuje také právo požádat o vymazání zákaznického profilu nebo profilu nájemce. Výmaz se provede, pokud tomu nebrání zákonné povinnosti uchovávání, otevřené smluvní vztahy, otevřené pohledávky, případy škod, pojistné případy, správní řízení, právní nároky nebo jiné oprávněné důvody.

Máte právo podat stížnost příslušnému dozorovému orgánu pro ochranu osobních údajů.

Pro Rakousko je to zejména:

Österreichische Datenschutzbehörde
Barichgasse 40-42
1030 Wien
Österreich
Webová stránka: www.dsb.gv.at

Neprovádíme výlučně automatizované rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR, které by vůči vám vyvolávalo právní účinky nebo vás obdobným způsobem významně ovlivňovalo.

Vyhrazujeme si právo změnit tyto Zásady ochrany osobních údajů, pokud je to nezbytné z právních, technických nebo organizačních důvodů.

Aktuální verze bude zveřejněna na naší webové stránce a/nebo v naší aplikaci.